Cloudopslag is niet meer weg te denken uit de moderne bedrijfsvoering. Het biedt bedrijven de mogelijkheid om gegevens eenvoudig op te slaan, te delen en te beheren, zonder de noodzaak van fysieke servers. Bij het gebruik van cloudopslag is het echter essentieel om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit zorgt ervoor dat persoonsgegevens veilig worden verwerkt en opgeslagen. Hoe zorg je ervoor dat de zakelijke cloudopslag die je gebruikt, voldoet aan de AVG?
De basis van de AVG voor cloudopslag
De AVG is in het leven geroepen om de privacy en bescherming van persoonsgegevens binnen de Europese Unie te waarborgen. Voor bedrijven die cloudopslag gebruiken, betekent dit dat de gegevens van klanten, medewerkers en andere betrokkenen op een veilige manier verwerkt en bewaard moeten worden. Een van de belangrijkste eisen van de AVG is dat persoonsgegevens alleen mogen worden opgeslagen als er een legitieme reden voor is en dat deze gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.
Bedrijven die gebruikmaken van cloudopslag, moeten daarom zorgvuldig omgaan met de verwerking van persoonsgegevens en ervoor zorgen dat de gebruikte systemen voldoende beveiligd zijn tegen datalekken en onbevoegde toegang. Daarnaast is het cruciaal dat de gegevens niet zonder toestemming worden gedeeld met derden.
Waar moet zakelijke cloudopslag aan voldoen?
Om te zorgen dat cloudopslag AVG-proof is, moeten bedrijven letten op een aantal belangrijke factoren:
- Beveiliging van gegevens: De cloudprovider moet sterke encryptie bieden voor zowel opgeslagen gegevens als gegevens die worden overgedragen. Dit zorgt ervoor dat zelfs als er een inbreuk plaatsvindt, de gegevens onleesbaar blijven voor kwaadwillenden.
- Locatie van datacenters: De AVG stelt eisen aan de locatie waar gegevens worden verwerkt en opgeslagen. Het is belangrijk dat de datacenters van de cloudprovider zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden of dat er passende waarborgen zijn voor de verwerking van gegevens buiten deze regio.
- Toegang en controle: Bedrijven moeten volledige controle houden over wie toegang heeft tot hun gegevens. De cloudopslag moet voorzien zijn van sterke authenticatiemethoden zoals tweefactorauthenticatie. Daarnaast moet er een gedetailleerde log van toegangspogingen beschikbaar zijn, zodat er snel ingegrepen kan worden bij ongeautoriseerde toegang.
- Dataminimalisatie: De AVG schrijft voor dat bedrijven niet meer gegevens opslaan dan strikt noodzakelijk is voor hun bedrijfsvoering. Dit betekent dat bij het gebruik van cloudopslag alleen de relevante persoonsgegevens bewaard mogen worden en dat deze regelmatig beoordeeld moeten worden om te bepalen of ze nog nodig zijn.
Aanbevolen oplossing: Data Opslag Nederland
Verantwoordelijkheden bij gegevensverwerking
Wanneer een bedrijf gebruikmaakt van een cloudopslagdienst, blijft het zelf verantwoordelijk voor de gegevens die in de cloud worden opgeslagen. Dit betekent dat het bedrijf er zorg voor moet dragen dat de cloudprovider aan de AVG voldoet en dat er een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten. Deze overeenkomst beschrijft welke afspraken er zijn gemaakt over het verwerken van persoonsgegevens en zorgt ervoor dat beide partijen hun verantwoordelijkheid nemen.
Het is daarnaast belangrijk dat bedrijven duidelijke procedures hebben voor het melden van datalekken. Volgens de AVG moeten inbreuken binnen 72 uur worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, aan de betrokkenen. Het gebruik van een veilige cloudopslagdienst kan het risico op datalekken aanzienlijk verminderen, maar er moeten altijd protocollen zijn om adequaat te kunnen reageren als er toch iets misgaat.
Voordelen van een AVG-compliant cloudopslag
Door te kiezen voor een cloudopslagdienst die voldoet aan de AVG, geniet een bedrijf van diverse voordelen. Ten eerste zorgt het ervoor dat het bedrijf voldoet aan de wet- en regelgeving, wat boetes en juridische problemen voorkomt. Daarnaast versterkt het de reputatie van het bedrijf. Klanten en partners weten dat er zorgvuldig met hun gegevens wordt omgegaan, wat vertrouwen opwekt.
Een AVG-compliant cloudopslag biedt ook meer flexibiliteit en schaalbaarheid. Bedrijven kunnen hun opslagcapaciteit eenvoudig aanpassen aan hun behoeften, zonder in te boeten op veiligheid of compliancy. Bovendien hoeven bedrijven geen dure investeringen te doen in eigen servers en IT-infrastructuur, wat kosten bespaart.
Een toekomstbestendige keuze
Het waarborgen van AVG-compliance bij zakelijke cloudopslag is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een verstandige keuze voor de toekomst. Door te investeren in een veilige en betrouwbare cloudopslagoplossing, creëer je niet alleen een veilige omgeving voor persoonsgegevens, maar versterk je ook het vertrouwen van je klanten en partners. Dit maakt de overstap naar cloudopslag niet alleen een praktische, maar ook een strategische beslissing voor ieder bedrijf dat voorbereid wil zijn op de toekomst.
